整頓学の馬渕さん「オフィスの究極の整理整頓法はさり気なく少しずつ!」

更新日:2021年9月13日

オフィス環境をよくするために、とった行動とは


 職種にもよると思いますが、事務机で部署ごとのブロック(私の業界ではそれを「島」と言います)に分かれていることが多いと思います。その際、ブロック間の通路(端の机と机の間)の幅を60㎝が標準的と仮定します。

机を並べた「島」

 ある時、こんなことがありました。(実際の体験です!)

 「島」の端に座っていたときのことです。私の横の通路を通過する人が、私の肘や机をこすっていくことが多かったのです。

 しばらくはそんなものかと思っていましたが、周りを見渡したらどうも違うのです。私の横の通路だけが幅50㎝程度だったのです。それでは困る、何とかしようと考えました。


 そこで私がとった方法とは? 以下の3つの中のどれでしょうか?


①会議にはかり、みんなの了解を得たうえで島全体をみんなで少し移動させた。

②移動するよと宣言して、一部の協力者と動かした。

③自分一人で黙って動かした。


 答えは③です。なぜ①や②の方法を私が取らなかったか?

 ③が、一番ストレスのかからない方法だったからです。


 手間と時間はかかりましたが、一人ほくそ笑みながら楽しんで作業することができました。

 具体的に説明すると、10人分の島全体を約2週間かけて移動させたのです。なぜ2週間もかけたのかって? 

 当然です!1回で大きく動かしたら、みんなにすぐバレてしまいますから。1回に動かすのは3㎝程度にしました。それも2~3日に1回に抑えて。休前日は少し多めに。


 もちろん誰もいない時にしかできないので、平日実行するときは朝早く出勤するか、最後の一人になるまで残るかでした。理由を作って休日も出て完了しました。

 最終的に自分の横の通路幅を60㎝にしたのかって? いいえ違います。

 今までの迷惑料も含めて70㎝位にさせてもらいました。余裕の気分になって一人でニヤニヤしてしまいそうでした。


 しかし、これで終わりにしてしまうのはもったいない気がして、ひと月くらいしてから、ごく親しい一人だけに打ち明けたのです。当然、彼も気がついていなかったし、大きな声を上げそうになったので私が焦ったくらいです。

 これで私もしてやったりの大笑い。じゃんじゃん!

こっそり環境を改善!

人は僅かな変化には気づかない


 この事例は整理整頓の中のシステム変更と言えるでしょう。


 仕事現場の整理整頓で一番困るのは「私は別に困っていないし現状のままでいいじゃん!」という保守的な抵抗勢力だと、私は常々考えています。その集団を説得するための時間と労力をなるべく減らしたいとも、昔から考えてきました。


 人は僅かずつの変化には気がつきません。これを認知能力と言うようです。

 拙著「整頓のマジック」で職場の本棚やシュレッダーの使い方改善までの苦労を載せましたが、それらはある意味簡単でした。仕事時間内にやれるし、必ず協力者が現れてくれるからです。また、時間の経過とともに、集団としての使用ルール(習慣)も自然と広がるからです。


 よほどのへそ曲がりでない限り、きれいな環境や分かりやすいシステムを嫌う人はいません。それに、維持管理するために自分は努力しなくて済むともなれば尚更です。私の経験では、環境の維持管理をする人(本人にその意識があるなしに関わらず)が集団の2割いたら大丈夫と思っています。(続く)

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