【ブログ部】私の情報断捨離術～仕事も生活も同じ、捨てて生かす！長江春子
情報を捨てることが大事な時代と言われています。
どうでもいい情報が溢れているせいで、大事な情報が埋もれてしまって、紛らわしく、必要な時に必要な情報をすっと取り出せないからです。
それで大事になってくるのが情報の断捨離ですが、モノと同様に情報もただ捨てればいいというものでもありません。
私の仕事は情報が命
私の仕事はプロジェクト管理です。企画する段階から本番が終わるまでたくさんの情報を集めなければなりません。名簿、人数や金額、問合せ先、物品リスト、スケジュール、プログラム、地図や路線図、段取り、依頼文書、質問リスト、課題、成果物、通知や案内……時に時系列に、時にテーマごとに、また時に共有範囲ごとに整理・分類しておきます。
そして本番に必要な情報をすべてファイル１冊にまとめて身につけ、何を聞かれても、どんな状況に遭遇しても、必要な情報にさっとアクセスできるようにしておきます。
しかし、どんなに用意周到でも、実際の現場はハプニング続きで、想定外のことがいっぱい起こります。その時はまた急いで必要な情報を集め、対策を練り直し、軌道修正して進めなければなりません。
それらのハプニングや変更点もすべて記録して、大事な情報としてストックしておきます。そのため、ひとつのプロジェクトが終わると、紙媒体のファイルも電子フォルダも溢れかえります。
大仕事が終わった後こそ正念場
大仕事が終わると、予め微に入り細に入り集めたが現場では活用できなかった情報と、現場で必要になって新たに集めた大事な情報やフィードバックが入り混じった状態です。
やれやれ終わった、と気を緩めてこれらの情報を放置しておくと、時間が経てば記憶が混乱したり薄れたりして、最終的にどの情報がどう大事だったのか分からなくなります。これを防ぐために、プロジェクトが終わってからが情報整理の正念場だと思っています。
私の情報整理では２つのポイントを重視しています。１つはプロジェクトの最終形に至る正確なプロセスを再現できる情報は何か、もう１つは次のプロジェクトの参考になる情報は何か、です。
これらをていねいに辿り、途中で「あれ？あの情報はどこへ行ってしまったのだろう」と気づくことが多々あり、その都度探してきて空白を埋め、大事な情報の遺失を防ぎます。
最後にこれらの情報資料をできるだけ電子化しておいたら、紙媒体は潔く捨てます。
もうひと手間かけて
次は、電子化したものをいつ、だれが見ても一目瞭然になるように、ファイル名をつけ直し、フォルダも仕分けし直しておきます。バージョンがいくつもある電子ファイルは最終版だけを残して、あとは捨てます。
途中経過を参照するかもしれないと思うものはoldフォルダを１つ作って、とりあえず全部突っ込みます。これも一定期間経てば参照価値がなくなり削除できます。
一連の整理作業が終わると安心してすべての情報を忘れられ、頭の中のワーキングスペースが広がり、次のプロジェクトにベストな状態で臨めるのです。
仕事も生活も同じこと
情報は活用してこそ価値があります。活用するには必要な情報が必要な時にアクセスできる状態にあることが理想的です。
そのためにも、どうでもいい情報、紛らわしい情報、参照価値がなくなった情報を思いっきり削ぎ落して、大事な情報を見やすいようにしておかなければなりませんね。
これって、クローゼットの服やジュエリーボックスのアクセサリーと同じ理屈だと思いますが、いかがでしょうか。